Uno de los aspectos clave de la compañía es que, como explica su director, José del Pozo, “entendemos la función de compras como una actividad clave para la consecución de resultados en cualquier compañía y actividad empresarial. A través del diseño de un modelo propio, que tiene en los ahorros de costes y persigue también los ahorros derivados por la mejora de eficiencia, conseguimos gestionar más de 500.000 millones de euros anuales, logrando que las empresas que confían en nosotros, independientemente de su tamaño y del sector del que provengan, alcancen un promedio de ahorro en gasto de entre el 7 y el 10%”.
Tal y como continúa Del Pozo, la optimización de la función además debe contemplar aspectos como el control del gasto en origen, el desarrollo de procesos para la optimización del gasto, la trazabilidad integral de las operaciones y la integración de sistemas. En este sentido, a día de hoy “estamos en proceso de cierre con diferentes compañías para implantar soluciones tecnológicas que den cobertura completa al ciclo de compras: control de la demanda interna, gestión del área de compras comunicaciones con proveedores, emisión de pedidos, recepción de mercancías y servicios, auto-factura, y también servicios de externalización de compras”, afirma el directivo.
Para poder ofrecer este servicio, en Fullstep se destina una parte importante del presupuesto a I+D, lo que permite mejorar cada día su propio modelo y diseñar tecnología también propia, imprescindible para garantizar el máximo ahorro a sus clientes.
¿Cómo sería su actuación sobre empresas de restauración cuyo volumen de compras se situara en torno al 25-30% de sus ingresos? ¿El procedimientos sería igual para una que alcanzara o superara los 50 millones de euros que para otra que tan solo llegara a 20 ó menos?
Los beneficios derivados de una óptima gestión de las compras en el sector de la restauración, y en general en todos los sectores, son independientes del tamaño de la empresa. Al analizar detalladamente los servicios que ayudan a las grandes empresas con facturaciones superiores a los 100 millones de euros, llegamos a la conclusión de que son los mismos que requieren empresas de menor tamaño, ¿por qué no iba a ser así? El reto no está en el tipo de servicio que se preste porque las necesidades son las mismas, sino más bien en ofrecer el servicio con fórmulas que permitan ajustar el coste al tamaño de cada empresa.
En España tenemos una capa empresarial de pymes altamente competitivas, que saben y quieren innovar en sus áreas. De hecho, en Fullstep estamos trabajando también con empresas con facturaciones inferiores a los 20 millones de euros, y no sólo de restauración. Para éstas hemos desarrollado e implantado modelos de compra tanto o más avanzados que en las grandes empresas. Las pymes con las que trabajamos han apostado desde su inicio por la modernización de su departamento en organización y procesos, incorporando tecnología en compras y externalizando funciones incluso del propio departamento de compras. Los resultados que están obteniendo han superado con creces las expectativas iniciales en términos de profesionalización, ahorro de costes, control de la información, eficiencia, etc.
Precisamente, porque en Fullstep creemos que la oferta de nuestros servicios tiene que dar una respuesta real a las necesidades específicas de cada empresa, creamos y desarrollamos nuestros propios sistemas, invertimos anualmente en su mejora, especializamos a nuestro equipo de compradores en mercados, proveedores y precios, etc. Esto es lo que nos ha convertido en líderes en el sector de las compras y lo que nos ha dado un posicionamiento envidiable para ofrecer soluciones ad hoc a cada tipo de empresa.
¿Dónde podrían tener mejor perfomance?
A lo largo de nuestra trayectoria, hemos comprobado que nuestra metodología de trabajo no tiene que cambiar en virtud al sector al que se dirige, sino que nuestra misión es conocer profundamente cada sector y hacer hincapié en sus propias necesidades para diseñar la solución que mejor se adapta y por tanto que incremente exponencialmente los resultados. Si únicamente hablamos de oportunidades de reducción de coste por negociación, es evidente que dependiendo del tipo de mercado los resultados van a ser distintos.
Aunque si sólo tenemos en cuenta este ámbito, debo destacar que en él el uso de la tecnología aporta un plus extraordinario que permite alcanzar resultados inimaginables con la mera utilización de medios tradicionales y manuales.
De hecho, sólo con nuestra plataforma de compras de diseño propio, somos capaces de hacer que nuestros clientes accedan a más información, ofertas, proveedores, aumenten la competencia, con lo que las posibilidades de negociación y de optimización de costes se incrementan enormemente.
Es necesario conocer profundamente cada sector. En el sector de la restauración, el mercado de las materias primas es una categoría que requiere de un tratamiento muy distinto al del resto de productos y servicios y que también exige mucho control desde el inicio del gasto. Es un clásico el pensamiento de que “aquí no se puede hacer nada, hay dos proveedores” y, sin embargo, es en ese tipo de pensamiento donde está el problema. Claro que se puede hacer algo, cambiando el enfoque, creando equipos multidisciplinares, realizando desarrollos conjuntos con proveedores, alcanzando acuerdos de larga duración, etc.
En otras categorías como non food y overheads, también es fundamental el uso de tecnología que permita acceder al mercado de la oferta sin límites, sin que pedir una nueva oferta nos suponga retrasar el análisis una semana por el trabajo asociado que conlleva.
¿Qué grado de organización interna deberían encontrarse en la empresa de restauración para que su labor fuera eficaz? ¿O no es necesario?
Para incrementar la rentabilidad de los productos y servicios, el modelo organizativo y los procesos tiene que contar con compras desde el inicio, incluso desde la propia definición del cost book de los productos que se venden. Pero eso no implica que esa organización tenga que ser compleja sino más bien tiene que ser adecuada y contar con la tecnología necesaria para optimizar la dedicación de los recursos.
Fullstep apuesta por integrar la función de compras en la propia estructura de la organización, ofreciendo servicio al resto de áreas, de tal manera que el trabajo en equipo fomente la consecución de los resultados.
Las herramientas, productos y servicios que atesoran y utilizan ¿son plenamente aplicables a una empresa de restauración?
Sin duda alguna. Al final todas las empresas necesitan gestionar la demanda interna, la negociación, el aprovisionamiento. Necesitan controlar un presupuesto del que, en gran medida, depende su cuenta de resultados. El uso de la tecnología en compras es ya una tendencia imparable. Las empresas la utilizan para pasar de un modelo a veces obsoleto y poco eficiente a otro de excelencia en compras. La parábola que se describe en el libro Quién se ha llevado mi queso, es comparable con lo que ahora mismo está sucediendo en compras.
Otra de las barreras que hacen que las pymes no se planteen acometer estos proyectos es la idea generalizada que sus costes sólo son asumibles por grandes empresas. Para eso en Fullstep ya somos capaces de proveer a cualquier empresario de modelos aplicables tanto de manera individual como a través de asociaciones o grupos de interés que, de una manera ordenada y estrictamente confidencial, pueden compartir los costes de la tecnología y de los servicios.
¿Creen que podría llegarse, con su ayuda, a externalizarse totalmente la función de compras en una empresa de restauración?
Efectivamente, no sólo creemos que se puede llegar a la externalización de la función de compras en una empresa de restauración, sino que es lo que ya estamos haciendo. Ahora bien, garantizando que la empresa cliente es quien lleva el control de las compras.
Externalizar no es desentenderse de la función de compras, o entregar información a una caja negra que, por arte de magia, nos va a devolver un dato, sino que más bien es disponer de un servicio que actúe como una extensión del Departamento de Compras, totalmente integrado y alineado con los objetivos de la compañía.
En Fullstep reportamos a la dirección de cada uno de nuestros clientes los pasos que realizamos, para que sea la propia empresa la que ejerza la toma de decisiones. Nuestra labor en servicios de externalización es hacer lo que nuestros clientes no tienen tiempo y/o estructura, es decir, estar centrados en continuas propuestas de optimización, velar en todo momento por los costes, aportar una estructura, medios tecnológicos, y dibujar escenarios con la información necesaria para la posterior toma de decisiones. JMario Cañizal
