Rafa Liñán. General Manager de Intowin
En el último “Estudio sobre la Digitalización de la hostelería” realizado por la plataforma ConectadHOS, se les preguntó a los encuestados lo siguiente: ¿Qué entiendes por la digitalización? El 56% la entendió como ahorrar costes, automatizar procesos y agilizar tareas del día a día. La percepción es clara: la digitalización ayuda a ahorrar costes y tiene un impacto positivo en la cuenta de resultados de los restaurantes, pero ¿de qué manera?.
A continuación, os comparto los que, en mi opinión, son los tres principales factores de ahorro a considerar al adquirir soluciones digitales para restaurantes:
Ahorro al eliminar el papel
La eliminación del papel es uno de los grandes beneficios de la digitalización, que claramente representa un ahorro si hacemos el ejercicio de contabilizarlo como es debido.
Pongamos un ejemplo: los registros de APPCC. Esos manuales y registros en papel de temperaturas, incidencias, cambios de aceite, entre otros, que conforman nuestro Análisis de Puntos Críticos. ¿Cuánto gastamos tan solo en hojas e impresión? En general, tras calcularlo con nuestros clientes en Intowin, hasta 250€ anuales por local. Un gasto que puede evitarse con soluciones de digitalización del APPCC como Andy.
Por otro lado, la lista de tareas en las que usamos el papel y se pueden digitalizar es mucho más larga: facturas de proveedores, albaranes, el ticket que se entrega al cliente, cupones, etc. Para todos estos elementos, existen ya soluciones para eliminar el uso del papel.
Un ahorro de papel, curioso por su implementación, es el del caso de éxito de McDonald’s España, junto con Intowin y Brother, que para el control de algunas caducidades de corta duración, utilizan una pantalla en cocina, evitando así tener que imprimir más etiquetas.
Ahorro de tiempo del personal
Cuando conseguimos realizar una tarea en menos tiempo o incluso automatizando todo el proceso para no dedicar tiempo alguno, estamos ahorrando tiempo del personal y por lo tanto, ganando productividad.
Retomemos el ejemplo de los registros del APPCC. ¿Cuánto tiempo se necesita para rellenarlos a mano? ¿Cuánto tiempo se pierde sumando gestiones como avisar al servicio técnico o a mi supervisor cuando algo está mal? En este caso, no son unos pocos minutos, ¡son horas! En la mayoría de locales se dedican como mínimo hasta 8h semanales para estas gestiones. La digitalización, con soluciones como Andy, reduce hasta un 40% estos tiempos, por lo que se acaba dedicando tan sólo 5 horas en este caso, puesto que agiliza el proceso de toma de datos y automatiza tareas como avisar por email cuando hay una incidencia.
Sin movernos de tareas que se hacen en cocina, el etiquetado de alimentos para el control de caducidades es una de las tareas en la que más tiempo se pierde actualmente si se realiza a mano.
Simplemente, escribir 10 veces la misma etiqueta es una tarea tediosa, cuando soluciones de automatización del etiquetado como las que se presentaron en Foodservice Talks de Restauración News (también editada por Peldaño) «Soluciones para digitalizar la seguridad alimentaria» aportan ahorros de hasta 27 minutos por cada hora dedicada a etiquetar a mano. En definitiva, casi realizamos el mismo trabajo en la mitad de tiempo.
El tiempo es oro. Por eso, transformar todo ese ahorro de tiempo en euros nos aporta una visión de cuánto dinero estamos dedicando a tareas que podemos evitar para que ese tiempo de nuestro personal se dedique a otras más productivas.
La eliminaciَón de «costes ocultos» en los restaurantes
Este concepto, los «costes ocultos», personalmente lo escuché por primera vez formándome en Dirección de Empresas y me llamó mucho la atención. ¿Cómo puede ser que haya unos costes «ocultos»? Más adelante, como empresario, lo entendí mejor.
Los costes ocultos son la señal de la ineficiencia porque son resultado de la dejadez, la poca planificación o el mal uso de los recursos. Estos gastos no generan ningún valor a nuestra empresa y suelen pasar desapercibidos en la cuenta de resultados.
Podríamos poner muchos ejemplos: rellenar excels a mano, escanear documentos (facturas, albaranes, registros, etc.) para enviarlos por email, tener que llamar a los restaurantes para pedir documentación desde la central, etc. Hay muchas tareas que no generan valor en los restaurantes, pero se siguen haciendo y parece imposible dejarlas de hacer. Nada más lejos de la realidad: las soluciones digitales deben emplearse para reducir al mínimo o eliminar por completo estas engorrosas tareas. Si no se pone atención en ellas, es cuando se transforman en «costes ocultos», de difícil cálculo, pero existentes. La digitalización es el mejor aliado para luchar contra ellos.
No cabe duda de que la digitalización genera ahorros y así lo entienden los hosteleros en el último estudio sobre digitalización. Estos tres factores que os he expuesto, son los principales aspectos que hay que considerar al adquirir cualquier solución digital para restaurantes. Preguntémonos cuánto nos ahorramos, transformemos en dinero esos ahorros y tomemos la decisión con mayor seguridad. De este modo, la apuesta por la digitalización será decisiva.
