El cuadrante de horarios es una labor compleja, que requiere una gran inversión de tiempo y se le da poca relevancia en la gestión del restaurante.
En un sector tan dinámico como el hostelero, gestionar de manera eficiente el cuadrante de horarios no deja de ser una tarea aparentemente tediosa y complicada, y no se suele comprender que un buen dominio en la elaboración del mismo puede significar una mayor o menor motivación y productividad de nuestro equipo de trabajo.
Si estructuramos y dividimos el cuadrante en las cuatro franjas horarias-desayunos, almuerzos, meriendas y cenas- tendremos una primera disposición de organización que nos permitirá valorar con cuánto personal deberemos contar en cada una de ellas. Esto supondrá evitar los que suele pasar en algunos establecimientos que o bien tienen una escasez de personal para sacar un servicio, o por el contrario tienen una sobrecargada plantilla con superposición de tareas en determinados momentos.
El cuadrante no solo nos mostrará cuánto personal debe haber en las diferentes franjas horarias, sino también contemplará qué, dependiendo de las tareas a realizar, asignaremos los empleados en función de una mayor efectividad. Tanto es así que, por ejemplo, los empleados más resolutivos los tendremos que ubicar en los horarios de mayor movimiento y los más organizativos en los horarios de preparación del servicio y montaje del siguiente.
Una realidad que salta a medida que vamos dominando esta herramienta de organización del restaurante, es que para la elaboración de los turnos de los empleados deberíamos saber que ningún puesto es igual. Todos tienen tiempos distintos de preparación, desarrollo, servicio y cierre que pueden ser similares, pero no iguales, y que variarán, además, de acuerdo a las exigencias y cambios del entorno. Los horarios deben ayudarnos no solo a organizar la distribución de jornadas, sino también como guía para valorar la carga de trabajo de cada puesto en las diferentes franjas horarias, y en función de ello asignar tareas respetando la inversión de tiempo para que la capacidad productiva tenga un óptimo desempeño. Por ejemplo, no será la misma organización de tiempo cuando, llegado el periodo estival, el camarero deba sumar a sus tareas diarias la de preparación, montaje y servicio de la terraza, a cuando no la tiene. Saber reajustar estos tiempos del personal, será la clave de una buena productividad.
Además, la eficacia de la gestión de horarios en la estrategia empresarial será no solo asegurar que las horas del personal sean productivas, sino también tener bien diferenciados aquellos puestos claves que siempre deben estar cubiertos, a fin de garantizar un buen servicio e identificar aquellos empleados que logran ser más eficientes.
En resumen, si gestionamos un cuadrante teniendo en cuenta los puntos que hemos ido viendo, difícil será eludir su importancia y que nos planteemos, por ejemplo, horarios rotativos, porque cada vez resulta más difícil que el cliente entienda la calidad del servicio sin tener seleccionado ese empleado cercano que lo haga volver día tras día. Elaborar un cuadrante de personal sigue siendo una tarea que lleva tiempo, sí, pero que si la razón cambia en función de lograr una mayor productividad, seguro que los resultados más eficientes y satisfactorios no tardarán en verse.
Marianela Olivares,
directora de RR HH de Linkers, consultora de Hostelería
