Cuando un cliente llama a un restaurante para hacer una reserva, el empleado que coge la llamada introduce en un ordenador o dispositivo electrónico con conexión a Internet, desde la web y con las contraseñas que proporciona El Tenedor, los datos precisos: fecha, hora, número de comensales, si desea para fumadores o no, si hay alguna anotación que hacer (por ejemplo, es el cumpleaños de uno de los comensales y hay que agasajarle),…; y los detalles personales básicos del cliente, que pueden definirse en función de las necesidades de cada restaurante. Todo de forma muy intuitiva. Únicamente se necesita una conexión online para acceder al backoffice de forma directa, en cualquier momento y cualquier lugar. Además, quien toma las notas puede conocer rápidamente la disponibilidad de mesas para un día determinado con un plano del local en pantalla, e incluso enviando automáticamente un email o sms al cliente para confirmar la reserva.
Para Darío Méndez, uno de los responsables de la comercialización de esta herramienta, “un cuaderno tradicional tiene dos problemas básicos: puede dar lugar a malos entendidos, y la información por lo general se pierde cuando se pasa página”. En uno electrónico, queda solventado. El software de El Tenedor permite ir configurando una base de datos y hacer seguimiento histórico a cada cliente porque cada vez que éste visita el restaurante (o alguno de ellos, en el caso de una cadena) la interacción queda registrada y se van actualizando los datos. El disponer de estas fichas con las preferencias o comentarios del cliente hace que se pueda mejorar el servicio que se le presta y por supuesto, abre la puerta a posibles iniciativas de marketing y comunicación. Así, este archivo electrónico de clientes, permite segmentar, ya sea por criterios geográficos, de número de visitas, preferencias,… “Cada vez la restauración le da más importancia a la comunicación. En un restaurante pequeño, alguien que quiera hacer una campaña de email, sólo tiene que seleccionar, pegar y enviar. Se tarda diez minutos”, afirma el portavoz de la compañía.
Las reservas de los clientes pueden llegar vía telefónica, o también a través de la Red, ya que el portal www.eltenedor.es para el público general, permite que los clientes hagan sus reservas en los restaurantes que trabajan con esta herramienta, incluso desde las webs de los propios clientes, donde El Tenedor ha insertado un módulo de reservas.
¿Es seguro?
Una de las dudas que se plantean es si al ser una herramienta de fácil acceso a través de la red, la seguridad queda garantizada, sobre todo teniendo en cuenta la rotación de personal que existe en el sector. Méndez responde que existen dos filtros para que no haya problemas en este sentido. Una vez en el backoffice de El Tenedor, el usuario ha de introducir su nombre y una contraseña para acceder a la cuenta del restaurante. El sistema reconoce, tanto el ordenador como el restaurante. Pero existe otra información a la que no todo el personal tiene acceso, las estadísticas o datos más cualificados, y a los que se accede con otra contraseña, que normalmente sólo conocen unas pocas personas.
El coste de El Tenedor, según Méndez, “No es elevado. Nosotros no le tenemos que instalar el software, sino que está siempre ahí”.
En una cadena los distintos establecimientos pueden estar conectados y desde uno de ellos saber cuál es el estado de las reservas del otro. “Si el mío está lleno, puedo darle la dirección de otro local cercano e incluso reservarlo”, explica Méndez.
En resumen, El Tenedor está ideado como una herramienta de gestión de reservas, es decir, no sólo para tomar nota de las mismas, sino para poder seguir la trayectoria de cada cliente y ofrecerle el mejor servicio posible.
El Tenedor ya funciona para varios restaurantes de Madrid y Barcelona, y su objetivo es extender su cobertura. Fue lanzado a finales de 2006 en Francia y en marzo del presente año en España por un español y tres franceses. Ha sido desarrollado por un equipo de profesionales de la informática junto a restauradores. En España, está actualmente representado por la empresa TES España, que comercializa desde hace dos años, además, los productos de JTech. (www.info-eltenedor.es) l
Elia García
