Ya no es necesario contar con un soporte físico para almacenar facturas. Ha llegado la era de la factura electrónica, que se crea, se envía, y se conserva de forma automatizada, a través del ordenador. No sólo es útil para grandes empresas con un elevado tráfico administrativo, sino también para las firmas de tamaño más reducido. Y también, por supuesto, para la hostelería.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica? En líneas generales la e-Factura proporciona agilidad y ahorro en los procesos de facturación de cualquier tipo de compañía. En el caso específico de la hostelería, equipararía a los operadores con grandes proveedores con los que trabajan la mayoría de ellos (Coca-Cola, Nestlé, etc.) que ya usan el sistema de facturación electrónico. Emplear el mismo sistema simplificaría las relaciones entre ellos. Además, la facturación electrónica facilitará el acceso a la Administración Pública (por ejemplo a la hora de convertirse en servicio de catering de alguna institución) ya que, mediante la Ley de Contratos en el Sector Público, en vigor desde finales del año pasado, toda empresa que quiera convertirse en proveedor de alguna institución pública deberá facturar de manera electrónica.
Cómo funciona
Una factura electrónica no es diferente a la factura clásica salvo por el hecho de que se presenta de forma digital, pero a todos los efectos tiene la misma validez. Aunque es muy importante no confundir el término con el de una factura elaborada en un documento de word, un pdf o similar, que se adjunta en un correo electrónico, ya que en este caso seguiríamos hablando de la clásica, que hay que imprimir, o se puede imprimir luego para proceder a su clasificación y almacenamiento. La e-Factura remplaza a un documento físico pero es necesario que en ella aparezca una firma digital. Esto es, una cadena de algoritmos matemáticos (números, letras y símbolos) que la convierten en un documento único y hacen que nadie, salvo el receptor, tenga acceso a ella.
Dentro del proceso de emitir y enviar la factura electrónica ya se producen varios ahorros: de papel, de tinta, sobres, sellos, aparte de recursos humanos, almacenamiento, etc. Además, el cobro es instantáneo, ahorrando tiempo y el destinatario no puede argumentar no haberla recibido, porque la factura electrónica cuenta con total trazabilidad, es decir, desde el momento en que se envía, el emisor tiene total control de cuándo y quien la abre.
Tanto si la factura se transmite en papel como en formato electrónico deben contemplar diversos puntos que les son comunes. Campos obligatorios son que aparezca un número de factura, fecha expedición, razón social de emisor y receptor, NIF emisor y receptor, domicilio emisor y receptor, descripción de las operaciones (base imponible), tipo impositivo, cuota tributaria, y fecha de prestación del servicio (si es distinta a la expedición).
El requisito específico que, tras haber contemplado esto, debe incluir una factura electrónica para cumplir con la norma y tener la misma validez legal que una emitida en papel, es el de estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Dentro del Plan Avanza
Aún así, según el último estudio de Red.es acerca de la implantación de las nuevas tecnologías de la información en las empresas, la hostelería no es uno de los sectores de actividad que –a día de hoy- apueste más por dicha implantación, ya que dentro del sector la idea más extendida es que se trata de herramientas caras y de difícil uso. Para solventar lo primero, las firmas pueden recurrir a las subvenciones públicas, como por ejemplo el plan Avanza (www.planavanza.es), promovido por la Administración Central o subvenciones creadas por las respectivas autonomías.
De hecho, dentro del marco del Plan Avanza del Minsterio de Industria, Turismo y Comercio, ya se ha puesto en marcha la fase conocida como PYMe-factura, encaminada a dar una solución integral a las pymes para la gestión on-line de documentos mercantiles electrónicos. No sólo en cuanto a factura –aunque sea el asunto a tratar aquí- sino también en cuanto a confirmación de recepción, albaranes y pedidos. PYMe-factura puede llegar a financiar el 100% del proyecto de cualquier compañía, siempre que cumpla los siguientes requisitos: emplear a menos de 250 trabajadores, que su volumen de negocio no exceda los cincuenta millones de euros o su balance general aual los 43 (más información, www.e-factura.net/pymefactura/).l
A.I.G.
Las ventajas de facturar de forma electrónica
La factura electrónica sirve para ahorrar costes. Y no sólo eso, también contribuye a agilizar los procesos dentro de una compañía, preparándola para acceder a herramientas de financiación tecnológicamente más avanzadas. Eso por no citar que suponen una mejora para el medio ambiente. Estas son algunas de las ventajas de la e-factura:
Económicas: se ahorran costes en cuanto a papel, tinta, sellos, sobres, sistemas de archivo, recursos humanos; mejora la planificación financiera y los cierres contables.
Procesos: se elimina o disminuye el error humano, las tareas repetitivas, se agiliza el trato con los clientes y no se duplican tareas.
De imagen: se proyecta la imagen de compañía tecnológicamente avanzada, lo que favorece la promoción.
Futuro: opción a acceder a nuevas herramientas tecnológicamente avanzadas.
Medioambientales: se reduce el gasto de papel, tinta, tóner de impresora, etc.
Obligaciones legales
Para quien envía la factura
1. Creación de la factura
Mediante medios informáticos, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
2. Firma electrónica reconocida
3. Envío electrónico
4. Conservación de copia o matriz de la Factura
Entendiéndose por matriz de una factura un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las mismas.
5. Contabilización y anotación en registros de IVA.
6. Conservación durante el período prescrito.
7. Garantía de accesibilidad completa
Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: tanto visual, como a la hora de localizar el documento, copiarlo o imprimirlo.
8. Subcontratación a un tercero
Puede hacerse pero aunque sea un tercero quien emite las facturas, no se pierde la responsabilidad sobre las mismas.
Para el destinatario
1. Recepción de la factura por medio electrónico
Cuando la reciba debe verificar los contenidos mínimos exigibles y la firma electrónica. Se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como de los datos asociados.
2. Debe conservar los originales firmados.
3. Contabilización y anotación en registros de IVA.
4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, aunque como en el caso de quien expide la factura, tampoco pierde su responsabilidad sobre la misma.
