Retos como Rock in Rio, un evento musical de varios días de duración, o la Vuelta Ciclista a España, incluso una gran exposición al estilo de la dedicada al Agua en Zaragoza, sólo están al alcance de unos cuantos operadores.
Sea una congregación puntual de miles de personas, como una visita del Jefe del Estado Vaticano, o una gran troupe en ruta durante varios días a cuyas necesidades alimenticias hay que ir atendiendo en cada parada, como es el caso paradigmático de La Vuelta ciclista a España, las concentraciones no sedentarias exigen un despliegue de equipamiento y un alarde de planificación y experiencia únicos.
El equipamiento va desde los medios de transporte de alimentos a temperatura controlada, hasta los elementos de cocina necesarios para preparar la comida, pasando por el mobiliario y el equipamiento de servicio. A todo ello hay que añadirle en el caso de los eventos itinerantes, el ingente equipo humano involucrado en el empeño.
Promociones y eventos
Aparte de estas ocasiones, más o menos identificadas en el calendario, son muchas las marcas que recurren a eventos similares para sus acciones promocionales. Los proveedores del servicio de restauración son contratados en muchas ocasiones de forma indirecta, no es el propio receptor del servicio final quien elige y contrata, sino alguna agencia especializada en eventos a la que se encarga todo el despiegue.
Gordan Pasic, director general de Big Deal, una conocida agencia que opera en este particular segmento de los eventos, asegura que se trata de encargos que pueden variar entre la veintena y el millar de invitados. “habitualmente se trata de lanzamientos de productos, presentaciones selectivas o masivas a los medios de comunicación o eventos corporativos”.
“La restauración –continúa Pasic- la subcontratamos siempre con colaboradores externos, a empresas como Medems, Cuatro, Prats & Fatjó, Sibaris, Sushita, El Bulli Catering, Escargot o con los propios restaurantes cuando los eventos se celebran en sus instalaciones. En cualquier caso, se trata siempre de un capítulo importante dentro del presupuesto de una acción de estas características. En nuestro caso, la comida del grupo viene a representar entre un 20% y un 30% del presupuesto total”.
Vuelta ciclista
La tradicional Vuelta ciclista a España es, sin duda, el evento itinerante más popular y multitudinario que se celebra cada año en nuestro país durante algo más de tres semanas. Desde hace tres décadas Unipublic es la compañía encargada de organizar un operativo en el que están involucradas a tiempo completo cientos de personas entre personal de organización, jurados, Guardia Civil, invitados, etc.
Unipublic dispone de una potente infraestructura para atender el catering de un equipo así de nutrido. Así, la compañía desplaza un camión trailer adaptado como cocina, varios camiones tri temperatura para transporte de alimentos y algunos otros vehículos menores para el transporte de alimentos que no necesitan un control tan exhaustivo de la temperatura y diverso material auxiliar de restauración. El equipo humano dedicado exclusivamente a la tarea está formado aproximadamente por una treintena de personas, entre las que se cuentan dos o tres cocineros.
El momento crítico de cada día no es, contra la que en principio pudiera pensarse, la llegada a la meta, sino las primeras horas de cada etapa, cuando hay que servir en un Punto de Encuentro delimitado a base de carpas el almuerzo del equipo de organización y facilitarles una bolsa de pic nic para el desarrollo de la etapa, que habitualmente suele durar desde media mañana hasta las primeras horas de la tarde.
Grandes eventos puntuales
Entre los grandes eventos puntuales que se organizan en nuestro país fue especialmente emblemático el musical Rock in Rio, celebrado durante el último fin de semana de junio y el primero de julio del año pasado. Husa Restauración fue la firma que se encargó de dar de comer a un aforo diario calculado en 100.000 personas, más una carpa VIP, atendida por Prats Fatjó (la firma identificada con el catering de alto nivel de Husa Restauración) destinada a un número de invitados que osciló entre los 2.000 y los 2.500 cada uno de los cinco días que duró el espectáculo.
Sergio Amigo, director Comercial de Prats Fatjó, explicó a Restauración News que su empresa consideró fundamental la agilización del flujo de productos, para lo que en primer lugar se unificaron precios en todos los puntos de venta del recinto. En segundo lugar, la compañía utilizó un centenar de máquinas táctiles de cobro, proporcionadas por la firma Futura, para que sirvieran de apoyo a los empleados encargados de la venta de tickets.
El grueso del público tuvo a su disposición diez puntos de venta de dos tamaños diferentes. En los cinco puntos de diez metros de largo y cinco metros de ancho se sirvieron productos fríos; mientras que en los de mayores dimensiones (cuarenta por diez metros) hubo productos tanto fríos como calientes. Para la preparación de estos últimos se utilizaron cocinas móviles alquiladas, dotadas con hornos eléctricos, y una pequeña zona de almacenamiento.
La carpa VIP fue atendida por Prats & Fatjó con un formato de buffet basado en ensaladas, cremas y segundos con preparados calientes de carnes y pescados. La mayoría de los platos llegaron ya preparado desde el Palacio de Congresos de Madrid, actual concesión del Grupo Husa. No obstante, también se dispusieron dos módulos de cocina exteriores y una zona de office dentro de la carpa. l
