Dentro de almacén, tenemos tres áreas:
Ambiente, con 17.500 metros cuadrados.
Tabaco, con 8.500 metros cúbicos de capacidad.
Refrigerado, 19.500 metros cúbicos de capacidad y posibilidad de almacenar 1.700 palets.
Congelado, 61.000 metros cúbicos de capacidad y posibilidad de almacenar 6.700 palets.
La actividad en almacén arranca a las 6:00 horas. En este momento comienza la atención a proveedores. Verificando la fecha de recepción y cotejando la documentación. En ese momento se le asigna zona y muelle de descarga.
Una vez el camión está en el muelle es el propio receptor quién recibe al proveedor, portando éste ya su albarán y nuestro documento de pedido. Antes de comenzar la descarga se realiza un control para asegurar que todo el producto llega a nuestras instalaciones cumpliendo los estándares de calidad que tenemos marcados y acordados con nuestros clientes, tales como temperatura, estado de los envases, correcta paletización, condiciones del transporte…
En el proceso de recepción, propiamente dicho, hacemos un control exhaustivo de toda la mercancía, dentro de este control verificamos: caducidad, lotes, estado
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de la mercancía, formato y pack, cantidad, peso…
Una vez verificado el producto y firmada la documentación damos entrada informática al pedido, pasando a formar parte en este mismo instante como stock disponible para nuestros clientes.
En cualquier caso hemos de garantizar la agilidad de este proceso, tomando mayor relevancia en el área de temperatura controlada. Si además el producto es congelado la agilidad en la recepción es crítica. Para este trasiego de mercancía en temperatura controlada contamos con una zona de algo más de 850 metros cuadrados, cuya temperatura ronda los 7 ºC. La zona de playa en el caso de temperatura ambiente, aumenta hasta los 2.350 metros cuadrados.
Proceso de recepción
En el proceso de recepción cada palet es identificado a través de nuestro sistema de radiofrecuencia con una “matricula” (código de barras) donde se especifican todos los datos relevantes de dicho palet. El ERP gestiona de manera automática la ubicación de los palets en el área de almacenaje. Se reciben cerca de 400.000 palets al año y Conway dispone de una capacidad actual de 17.104 palets en ambiente, 6.700 palets en congelado y 1.700 palets en refrigerado.
Paralelamente a este proceso el departamento de Atencion al Cliente gestiona los pedidos de los clientes para que el departamento de Distribución elabore las rutas de reparto capilar. Una vez analizadas las necesidades de distribución comienza nuestro ERP a recibir órdenes de preparación de pedidos.
Nuestra preparación de pedidos en al almacén comprende un área de caja completa y un área de picking o venta unitaria en cada una de las tres temperaturas: ambiente, congelado y refrigerado. Con este sistema damos una versatilidad absoluta a cualquier cliente, independientemente del tamaño, ya que él decide la unidad de pedido.
En la fase de preparación de pedidos Conway dispone del sistema de Picking por Voz con el cual se minimizan los errores de picking y además ayuda a que el selector tenga libertad de movimiento aumentando loa productividad en dicha fase de picking. La preparación se realiza de manera automática (dirigida por nuestro sistema informático) por ruta y cliente, coordinando con el departamento de distribución las horas límite de finalización.
Una vez preparados los pedidos por ruta se posicionan en la zona de expediciones donde otro equipo de almacén unifica todas las áreas de preparación (caja completa, venta unitaria, promociones, etc.) y prepara el pedido completo del cliente. Procediendo a su posterior carga en el vehículo.
Dentro de los procesos de almacén, Conway tiene un equipo de Control de Calidad, que tiene tres objetivos principales: asegurar el pedido “perfecto”, detectar mejoras de procesos y de embalaje de productos, y obtener en tiempo real KPIs de calidad de almacén que nos permitan tomar decisiones rápidas para asegurar el servicio perfecto.
Otros dos equipos, menores en número, pero no menos importantes son:
Control de stock, encargados de las labores de inventario y gestión de lay out, vitales para la ubicación correcta del producto en el almacén.
Devoluciones, garantes de todos los retornos de clientes así como de los envases utilizados para el picking o de nuestros clientes.
El equipo humano del almacén está formado por más de 145 personas, que gestionan más de 11.000 referencias y llegan a superar los 19 millones de unidades de picking anuales.
Operativamente la planificación de la Distribución se aborda de dos casuísticas: almacén central de Quer y centros logísticos de distribución.
Para ello Conway dispone de una flota de más de 100 camiones, entre propios y colaboradores, sirviendo a más de 4.500 clientes. Toda la flota es multimperatura, distribuyendo congelado, refrigerado y ambiente.
Planificación
La planificación para la distribución de mercancías comienza la tarde previa al día de servicio acordado, con todo el transporte de larga distancia, hacia los 12 centros logísticos que Conway tiene destinados para realizar la distribución capilar por toda la geografía de España y Portugal. El volumen de salidas de larga distancia supera los 20 trailers día, confeccionados con pedidos por cliente, con el fin de realizar en los centros logísticos un crossdocking eficaz, siendo primordial en dicha operativa controlar las expediciones así como mantener la cadena de frio de todo el producto. Conway realiza a todos sus clientes una distribución logística de productos congelados, refrigerados y ambiente en una misma entrega, y manteniendo todos los estándares de calidad.
Los centros logísticos están ubicados estratégicamente para disponer de una cercanía al cliente realizando entregas en 24/48 horas en cualquier punto de España y Portugal, además le permite la facilidad de gestionar necesidades por parte de los mismos. Los emplazamientos de los centros son Galicia, Asturias, País Vasco, Zaragoza, Barcelona, Valencia,
Alicante, Sevilla, Málaga, Baleares, Canarias y Portugal. En todas ellas disponemos de cámaras frigoríficas para la conservación de producto en temperatura positiva y negativa, así como el espacio necesario para realizar todas las operaciones necesarias por parte de nuestros clientes.
En dichos centros logísticos el horario de trabajo es de casi 24 horas, ya que entre las 23:00 y 04:00 horas se recibe toda la mercancía del centro de Quer, se enlaza con las tareas de crossdocking, salida de camiones a distribuir a partir de las 05:00 de la mañana en función del destino de la ruta, procesos de administración y facturación, para finalizar con el retorno al centro de los vehículos de reparto.
Todo este proceso está ajustado con la precisión de un reloj, ya que cualquier demora en los procesos conlleva una penalización en el servicio al cliente y uno de los aspectos más valorados por nuestros clientes es el nivel de fiabilidad en las entregas, por encima del 99%. El departamento de Distribución, conjuntamente con el de Atención al Cliente, trabaja de manera continua para mejorar dichos ratios escuchando y analizando las necesidades y sugerencias de servicio de los clientes. Conway dispone de un sistema de gestión y optimización de rutas que ayuda a elaborar una distribución capilar eficaz.
Antes de iniciar el proceso de distribución capilar, cada conductor recopila su documentación de ruta así como los elementos técnicos necesarios para realizar su labor. Se asegura de que todo está en perfecto estado para realizar dicha distribución capilar de una manera efectiva, haciendo especialmente hincapié en el chequeo de temperaturas del producto.
Conway trabaja de manera activa con el conductor ya que consideramos a este como parte de la imagen de nuestra compañía en los clientes, realizando durante el año formación y cursos especiales para conseguir un alto grado de satisfacción, para qué sea capaz de resolver incidencias y dudas a los clientes en el momento de la entrega. También dentro de la planificación de rutas, cada conductor tiene asignado un vehículo y una ruta, de esta manera el conductor es parte colaboradora del servicio al cliente así como de las optimizaciones que se pudieran realizar dentro de la misma ruta.
Nuestro conductor conoce previo al día de reparto el detalle de las entregas, direcciones y volumen pedido por cliente. Cada uno tiene asignado un horario de entrega que el conductor debe de cumplir con un rango de aproximadamente 30 minutos. El número de palets anuales distribuidos ronda los 250.000.
El proceso de entrega de mercancía en un cliente comienza en el momento que el conductor se persona en el punto de venta y entrega el albarán al encargado. Dicha persona chequea en el vehículo la temperatura del producto (congelado/refrigerado) antes de proceder a la descarga. El conductor ayudado por una transpaleta eléctrica o un roll-tainer posiciona la mercancía en el punto de venta, verificando el pedido con el albarán así como el correcto estado de la misma, todo ello se realiza conjuntamente con el cliente. Finalizada la entrega el conductor recoge del punto de venta, envases vacíos, cartones y plásticos, así como cualquier devolución que fuera necesaria.
Conway tiene establecido un protocolo de actuación para la comunicación y resolución de incidencias durante la fase de distribución capilar, a través del cual, de manera ágil y rápida da una solución coordinada al cliente y que le resulte satisfactoria.
Una vez finalizadas las entregas del día el conductor retorna a la base procediéndose a un checklist administrativo y operativo, para el control del servicio realizado así como de la gestión de la flota de vehículos. Conway dispone en todos los Centros Logísticos de personal dedicado en exclusiva para dichas gestiones. JRN
