Por Ana I. García
Este 21 de septiembre, Foodservice Talks ha sido el marco donde se ha celebrado el webinar “En el menú: digitalización de la gestión de los gastos en el sector de la restauración”. Un encuentro que ha tenido como protagonistas a las marcas Pleo y The Fitzgerald Burger Company.
De la mano de Alvaro Dexeus, Head of Southern Europe de Pleo, Carlos Gelabert, CEO y fundador de The Fitzgerald Burger ha analizado cuáles han sido las ventajas de digitalizar esos gastos dentro de su empresa. Haciendo de paso una buena fotografía de lo que había sido su marca antes de dotarse con herramientas digitales como la suministrada por Pleo.
A modo de introducción, Álvaro Dexeus ponía en contexto lo que significa el sector de la restauración organizada dentro de la economía española, aportando un 3% al PIB y dando trabajo a aproximadamente 1,1 millones de personas. Y que, con la coyuntura actual, se había visto afectada con subidas de más del 30% en el precio de la energía y las materias primas.
En ese momento, Carlos Gelabert manifestaba que “Sobre todo, el año pasado fue caótico a nivel de precios. Nosotros solíamos subirlos un poco una vez al año y el año pasado tuvimos que subirlos cuatro veces. Pero, aunque se han subido los precios, la hostelería, sobre todo la restauración organizada, ha asumido parte de esas subidas. No hemos derivado todo al usuario. Somos un sector muy sufridor y sabemos que si incrementamos demasiado los precios perdemos al cliente. Son subidas controladas”.
Objetivo, controlar el gasto para fomentar el ahorro
Ante esta situación, Álvaro Dexeus interrogaba a Carlos Gelabert sobre si existían algunas medidas que se hubieran puesto en marcha en The Fitzgerald con el objetivo de fomentar el ahorro.
El directivo respondía que, en su caso concreto, “Siempre pongo los ejemplos como si fueran en tu casa: si quieres reducir la factura de la luz, tienes que apagar la luz… La media de edad de los trabajadores de The Fitz es de veinte, veintidós años y, con ellos, hemos llevado a cabo un trabajo de concienciación de los equipos que no se ceñían solo al uso del aire acondicionado, por ejemplo. Tenemos freidoras, pues si en vez de encenderlas una hora antes de arrancar los servicios las enciendes veinte minutos antes, ahorras”.
Aquí, decía Dexeus, también entran en juego los sistemas de contabilidad y gastos para tomar ese tipo de decisiones. “Ahí es donde entra Pleo, para dar herramientas al hostelero que aumenten su poder de resolución. Nosotros comenzamos en Copenhague en 2015 con el objetivo no solo de digitalizar los gastos sino aliviar a los equipos y ver en tiempo real lo que está sucediendo en los negocios”.
Porque, rememoraba Carlos Gelabert, antes de Pleo, a la hora de registrar los gastos de la empresa, ese registro era muy “De andar por casa. Siempre hemos tenido bastante control de los gastos porque veníamos de otra empresa hostelera, pero, aunque llevábamos ese control, a veces no se tenía una visibilidad real. Éramos conscientes que necesitábamos algo más”.
Un algo más que responde no sólo a la necesidad de tener escandallos claros, sino que, exponía Carlos Gelabert, “Hay un reto de anticipación: saber realmente el consumo que tiene un restaurante. Tradicionalmente hacer un inventario era imposible… hoy hacemos inventarios semanales en todos los restaurantes. A día de hoy nos lo tomamos muy en serio para saber el consumo real del local. Una herramienta como la de Pleo te da una visión muy real de lo que está pasando”.
Pleo en el día a día
De este modo, Gelabert explicaba que Pleo está muy presente en su día a día. “Lo tengo en mi móvil y lo uso mucho porque tengo muchos gastos. Lo utilizamos para pagar y llevar el control diario al momento. Sobre todo, para gestión de los tickets… gasolina por ejemplo o, en mi caso, algún restaurante de algún compañero. Yo utilizo mucho el coche y antes teníamos el típico cajón donde ibas guardando todos los recibos y cuando iba al despacho llevaba a Administración un taco de ellos… Es una anécdota pero eran gastos pequeños que te hacían no poder cerrar el mes porque no se habían incluido y, si además se juntaban los de varios, ya no eran tan pequeños”.
Pero entonces llegaba Pleo que, aparte de esos pequeños gastos, en Administración facilita “Esa gestión. Y todos los meses tenemos pequeños informes: mediante un KPI que hemos añadido a la aplicación y por el que analizamos los gastos por departamento. Eso luego lo distribuimos y a cada empleado, según su categoría, se le genera un presupuesto que sirve para mantener su autonomía y se traduce en un sentimiento de responsabilidad para cada uno de ellos con la empresa”.
Además, decía Carlos Gelabert, Pleo supone un ahorro muy relevante, “nos ha hecho más eficientes y generado un ahorro tremendo”.
Ahí, puntualizaba Álvaro Dexeus, una de las principales ventajas del sistema es “La sencillez con la que está concebido todo, que facilita el proceso”. Un proceso, recalcaba, en el que “os acompañamos de principio a fin”. Asimismo, añadía que “Lo que estáis viendo desde Fitzgerald es el 10% de lo que tenemos… Hoy cualquier tipo de flujo de caja se puede añadir a través de Pleo. A la rapidez que vosotros queráis”.
Porque, concluía Carlos Gelabert, “Los gastos hay que controlarlos, porque, cuanto más control, más poder de decisión tienes”.
