Cuadrar la caja es una necesidad básica para el buen funcionamiento de cualquier negocio, especialmente en los de restauración. Este concepto coloquial servirá para mantener una gestión de los fondos de forma correcta, posibilitando que se detecte cualquier fallo o discrepancia en las cuentas.
Con el proceso de cuadre o arqueo de caja, se facilitará la comprobación real y periódica de los bienes o activos que se poseen, una labor que se realiza generalmente cuando termina una jornada laboral, de tal forma que sea posible comparar el balance de cuentas en caja con el efectivo que presenta en ese momento.
La necesidad de llevar a cabo los arqueos de caja
El trabajo de los cuadros de caja es fundamental, como ya se ha comentado, el motivo no es otro que el de clarificar las cuentas de forma periódica y llevar una contabilidad eficaz que refleje realmente la economía y las finanzas de un determinado negocio.
Como cabe suponer, el saldo contable que estas cuentas reflejen deberán ser coincidentes con la suma total de las cantidades del efectivo que se encuentre disponible en la caja física del restaurante.
Este proceso se realiza, habitualmente y de forma sistemática, al terminar el día, aunque también resulta de gran utilidad hacerlo de improviso en cualquier momento para comprobar que la caja permanece cuadrada en todo momento. Estas comprobaciones tienen como finalidad la demostración de la lealtad, eficiencia y responsabilidad de los empleados responsables de la caja.
El uso de un cajón inteligente
En la actualidad, este trabajo se lleva de forma mucho más eficiente, rápida y sin errores con un cajón inteligente, logrando una optimización en los procedimientos de cuadre de cajas al más alto nivel. Con estos avanzados aparatos se comprueba, rápidamente y sin errores, que el dinero que hay en la caja es el que debería de haber, es decir, que todo el cash presente en sus cajones, billetes y monedas, coincide con el saldo contable de la cuenta de caja, reflejados en los cobros y pagos en efectivo durante una jornada de trabajo.
Con un cajón inteligente, se permitirá concretar si la caja está cuadrada. No será así si falta dinero y, por tanto, el resultado de la comprobación de la caja es inferior al saldo contable de la cuenta o, también, si sobra dinero, que es cuando el arqueo de la caja supera al saldo contable.
La tecnología de autocobro que ofrecen estas máquinas evitan los descuadres, al ofrecer un sistema automatizado y sin errores, tanto en el registro contable como por pérdida o falta de justificantes de cobros o pago pasando por los errores al cobrar e incluso por los casos de robo a nivel interno o externo.
Por otro lado, un cajón inteligente supone un ahorro notable en el tiempo diario que el personal en el sector de la hostelería y de la restauración utilizan para el cobro, siendo esta una ventaja de la que se beneficia el empresario a largo plazo.
Otras formas de evitar los descuadres de caja
El uso de esta herramienta tecnológica ha demostrado ser muy eficaz para evitar estos problemas en las finanzas de los negocios hosteleros. Han demostrado ser capaces de eliminar los posibles errores en los cambios, detectar los billetes falsos, las retiradas no registradas, sumas incorrectas e incluso robos de empleados. Sin embargo, otras acciones también pueden servir para cumplir con este propósito.
Una persona al cargo de los cobros
Por ejemplo, es una actividad bastante común en restaurantes, bares y clubs que exista una única persona encargada para la realización de los cobros. Esta persona, que deberá ser de absoluta confianza del empresario, permitirá un mayor control sobre el flujo de dinero y, por tanto, reducirá las posibilidades de los descuadres. Además, en caso de que esto ocurriera, esta persona sería la única responsable del fallo.
Detectores de dinero falso
También es habitual, o al menos debería serlo, incluir una máquina que detecte billetes falsos y por la que tenga que pasar todo el dinero antes de entrar en caja. Deberá ser un proceso natural y bien implementado en el procedimiento de cobro para que no interrumpa el proceso, manteniendo fluida la acción de cobros y devoluciones de dinero.
Recuentos de caja
Otra fórmula que evita descuadres es realizar un recuento de caja en los cambios de personal, cuando finalizan los turnos de trabajo. De este modo, se va a permitir la localización y posible identificación de un posible causante del descuadre, solucionándolo al instante.
Cómo realizar un arqueo de caja
En el caso de tener implementado en los procesos un cajón inteligente no será necesario realizarlo de forma manual, ya que estas máquinas lo hacen de forma completamente automatizada, gracias a dispositivos incorporados en los que el cobro se vincula a terminales de punto de venta.
Sin embargo, si no se poseen estos aparatos, la forma tradicional de realizarlo es mediante la anotación del dinero en efectivo disponible en cada caja al terminar la jornada en una hoja de cálculo para facilitar la disposición de las cantidades. Se comprueba, de este modo, que la cantidad total del dinero en efectivo es la misma que presenta el terminal punto de venta o el programa contable. Cada mañana se volverá a depositar la misma cantidad necesaria y calculada para ofrecer el cambio en las ventas.
¡Más noticias sobre gestión aquí!
Imágenes de Unsplash.
