Aunque no lo parezca, no todos los restaurantes o establecimientos que sirven comidas funcionan con reservas. Por lo que en este artículo hemos querido responder a dos preguntas: ¿necesita mi restaurante hacer reservas? Si es así, ¿qué tengo que tener en cuenta?
¿Cuándo se necesita tener un sistema de reservas?
Lo primero que hay que hacer es determinar si el restaurante necesita reservas, lo cual depende de varios factores.
- El tipo de restaurante. Los restaurantes de alta cocina suelen estar muy demandados, por lo que sí se aconseja un sistema de reservas. Los restaurantes más informales suelen tener mayor flexibilidad. Pueden implementar reservas para todas sus mesas o pueden dejar una parte para cliente directo, por ejemplo. O dependiendo de la temporada o día de la semana.
- La popularidad: En cualquiera de los casos, si es un restaurante muy conocido y de alta demanda, lo ideal es implementar un sistema de reservas para gestionar las cantidad de peticiones de manera más eficiente.
- Cómo es de grande o pequeño: Si el restaurante tiene tamaño suficiente para atender a la demanda y poder hacer una rotación rápida de las mesas, es probable que no necesite un sistema de reservas. Pero en caso contrario, para una correcta optimización de la capacidad, mayor rentabilidad y clientes satisfechos, sí sería adecuado.
Las casuísticas son muchas más, pero esas son las básicas a considerar. Y si la conclusión es que sí podrías instaurar un sistema de reservas pero aún no terminas de decidirte por el coste económico y de tiempo al tener que formar a tu personal, te damos algunas razones por las que es aconsejable implementarlo.
Por qué llevar a cabo una gestión de reservas
Con los sistemas de reserva para restaurantes, la comunicación con los clientes es contínua, lo que proporciona varias ventajas a la hora de realizar una gestión
Organización del personal
Al tener un sistema de reservas podrás saber con antelación cuántas personas van a comer o cenar en el restaurantes, por lo que puedes organizar si necesitarás más o menos empleados en ese día.
Además de poder predecir cuáles serán las franjas horarias con más o menos afluencia y poder organizar también al personal de cocina, que sabrán cuándo hay que subir el ritmo o dejar ciertos ingredientes ya preparados.
Planificación de inventarios y platos especiales
Siguiendo con el punto anterior, al saber por adelantado cuántos comensales habrá en cada turno, es mucho más fácil mantener el inventario con las materias primas que se necesiten.
Esto conlleva dos importantes ventajas:
- Una mejor planificación y administración de los costes de los alimentos más utilizados.
- Reducir la probabilidad de que los clientes se queden sin sus platos favoritos.
La experiencia de cliente
Esta mejora y no solo porque, como se ha dicho en el punto anterior, se puede evitar que se queden sin platos en el menú. Es que al gestionar las reservas de manera eficiente, puedes brindar a tus clientes una mejor experiencia de muchas maneras:
- Evita largas esperas y garantizas que se les atienda puntualmente.
- El personal que recibe a los clientes está preparado y listo para proporcionar una buena primera impresión.
- Cuando los clientes soliciten adaptaciones dietéticas específicas, el equipo de cocina estará preparado. Además, si se convierte en comensal habitual, sus especificaciones pueden quedar anotadas y no tiene que repetirlas cada vez.
Pero incluso los que no han hecho reservas salen beneficiados, ya que puedes administrar mejor las mesas disponibles para ellos.
Recopilación de datos
Cuando el cliente hace una reserva, puedes solicitar y recopilar ciertos datos como preferencias, cumpleaños y datos de contacto que te permitirán personalizar las ofertas y promociones, fortaleciendo la fidelidad de tus clientes.
Sistemas de gestión de reservas
Hay varias maneras de gestionar las reservas, así que vamos a cubrir algunas de ellas.
Reservas por teléfono
Aunque no lo parezca, sigue habiendo clientes que prefieren el tradicional método del teléfono. Sobre todo cuando quieren hacer algunas preguntas concretas o alguna petición muy específica a la que requieren respuesta inmediata.
Por lo tanto, asegúrate de contar en tu restaurante con personal capacitado para atender llamadas de reserva de manera eficiente y amigable.
Pero lo cierto es que no podemos obviar el hecho de que uno de los mayores hitos en la restauración ha sido cómo la digitalización ha cambiado la gestión de reservas. Por ejemplo, tal como explica Bruno Balbás – fundador del Grupo Balbastro, “antes teníamos un libro de reservas, y ahora las herramientas nos permiten reubicar mucho más fácilmente a la gente. Podemos ver los planos de las salas y hacer modificaciones, lo que agiliza mucho el trabajo”.
Otro dato interesante es que en 2019, el 71% de las reservas en restauración se hicieron a través del móvil. Pero es que además, según The Fork, ha habido un aumento del 26% de las reservas online durante el mes de julio, con respecto al mismo periodo en 2019.
Por ello, los siguientes puntos se centran más en el aspecto digital.
Sistema de reservas online
Hay diferentes maneras de hacer reservas online, y las comentaremos en breve. Pero por ahora vamos a centrarnos en las reservas que se hacen a través de la web del propio restaurante.
Lo fundamental es que hacer la reserva sea fácil para el cliente que se aventura a la web del restaurante, que debe ser fácil de navegar y con un proceso de reserva intuitivo. Además, al ser un canal de reservas propio, el restaurante tiene control total sobre la experiencia de cliente y además sin pagar comisión a cambio.
A través de redes sociales
Las redes sociales son una buena herramienta para llegar al público de tu restaurante, pero también para la gestión de reservas. Por ejemplo, haciendo publicidad de ofertas, nuevos platos, menús del día… y además tienes habilitado un botón para hacer reservas directamente.
Otro uso relacionado con las reservas es contestando a preguntas o dudas que los usuarios puedan hacer antes de decidir si reservan o no. Y si no hay botón con CTA, hay que facilitar un teléfono, email o enlace para que puedan reservar en caso de que tu respuesta les haya convencido.
Uso de plataformas de reservas
Si antes hablábamos de las reservas directas a través del canal web del restaurante, otra opción son las plataformas de reservas. Estas plataformas o webs permiten a los comensales descubrir y reservar en un restaurante a cambio de una comisión.
Una ventaja de estas plataformas de reservas es que sirven para que más gente descubra tu restaurante, porque pueden ser el sitio web al que los usuarios van por defecto a buscar, ya que muchas veces – si no todas – ofrecen opiniones de clientes. Pero hay que tener en cuenta la desventaja del cobro de comisiones, y que no se puede controlar la experiencia de usuario, como se hace en la web propia.
Pero si el restaurante no dispone de sitio web o simplemente se encuentra una plataforma adecuada, es una buena opción.
Marketing aplicado a la gestión de reservas
Si finalmente se va a disponer de un sistema de gestión de reservas, también es importante incentivar su uso. Es decir, hay que hacer que los potenciales comensales reserven. Veamos dos ejemplos muy sencillos.
- Crea ofertas solo para las reservas. Atrae a clientes ofreciendo descuentos o beneficios exclusivos para quienes hagan una reserva online. Las ofertas adecuadas incentivarán a los clientes.
- Establece un programa de fidelidad. Ofrece “recompensas”, como descuentos o platos especiales, para fomentar la fidelidad aquellos clientes que hagan reservas habitualmente.
En definitiva, la gestión de reservas es una parte crucial para el éxito de un restaurante, sobre todo si se implementan estrategias efectivas para atraer a más comensales y garantizar que tengan una experiencia excepcional. Tanto durante el proceso de reserva como, por supuesto, en el propio establecimiento.
