Si utilizas un sistema de reservas online, ya sea en el sitio web de tu restaurante o a través de aplicaciones y plataformas de reserva, hay varios tips que puedes seguir para facilitar a los clientes la reserva de mesas.
Establece políticas claras de reserva
Como la política de cancelación, que debe quedar bien explicada. También es importante que se confirme de manera muy visual la hora para la que se ha hecho la reserva, para reducir margen de error.
Por supuesto, se debe comunicar la información a los clientes durante el proceso de reserva.
Ten en cuenta la capacidad máxima del restaurante
De esta manera se evita aceptar reservas de más y se garantiza una buena experiencia de cliente. Y hablando de capacidad, es importante tener también procedimientos o políticas de reserva para grupos grandes. Por ejemplo, si existen unas horas concretas en las que el restaurante se llena, hay que indicar claramente que en esas horas no se aceptan reservas de grupos.
Confirma las reservas
Es una buena práctica enviar la información de la reserva por email o SMS por ejemplo 24 horas antes, para que los clientes las confirmen. La idea es evitar los no shows, un problema cada vez más frecuente.
Otro tip es no habilitar reservas con mucho tiempo de antelación o aumentan las posibilidades de que se olviden de ellas o cambien de opinión, provocando igualmente que al final no se presenten.
Pide un pequeño depósito al reservar
Sobre todo si los no shows fuesen muy habituales en el restaurante. O el ticket medio es alto. Hay que estudiar bien los pros y contras, pero en definitiva, es una manera de evitar que se hagan reservas y luego nadie se presente.
Gestiona los tiempos de reserva
Una opción es hacer reservas en bloques de tiempo para evitar que todas las mesas estén ocupadas al mismo tiempo. De esta manera se evita que el personal esté sobrecargado, tanto para la gestión de sala como para la cocina. Cuando esto sucede, también perjudica la experiencia de cliente, lo cual no beneficia a nadie.
Mantén un registro de las reservas
Es importante utilizar un sistema de gestión de reservas para un seguimiento eficiente. De esta manera se puede conocer cuánto tiempo se ocupa cada mesa y con esta información se puede sacar un tiempo promedio. El objetivo es saber cada cuánto tiempo puedes abrir reservas según las mesas disponibles.
Si además analizas los datos de reservas para identificar patrones y tendencias, tendrás aún más información útil para planificar y ajustar mejor las operaciones.
Controla la ocupación de las mesas
A veces, la gestión humana conlleva a errores como guardar dos reservas para la misma mesa a la misma hora o casi; o al contrario, se dejan mesas vacías por error. En el primer caso es el cliente el que paga y en el segundo, el restaurante el que pierde.
Si es algo que suele pasar, aprovecha cómo la digitalización de la gestión de reservas puede ayudarte e implementa un sistema que haga una gestión eficiente puede evitar ambas situaciones.
Implementa un sistema de espera
Muchas veces las reservas son no solo en el mismo día, sino casi a la hora que se quiere comer o cenar, porque se hacen de camino al restaurante. Si este es el caso, o simplemente si todas las mesas están ocupadas, lo mejor es establecer un sistema de lista de espera para atender a clientes que lleguen sin reserva.
Ofrece opciones flexibles al reservar
Si tienes más de un espacio que puede acomodar a los comensales para comer o cenar, ofrécelo como opción cuando el establecimiento esté lleno. Por ejemplo, los asientos en la barra del bar también pueden ser buena idea para un almuerzo o cena ligera.
Capacita a tu personal
Para que puedan gestionar las reservas de manera efectiva y para que, de manera amable, puedan resolver cualquier incidencia relacionada con ellas.
Un tip: si centralizas la responsabilidad de la gestión en un solo empleado por turno, será más fácil que lidere todo el proceso y además pueda guiar al resto del equipo en todo lo necesario.
Solicita feedback
Pide a los clientes que dejen algún comentario sobre su experiencia de reserva y servicio. Pueden hacerlo en el momento de finalizar la reserva o una vez están en el restaurante, depende de qué tipo de información quieras recabar. Y utiliza esa información no solo para las redes o la web del restaurante como prueba social, también como una manera continua para realizar mejoras.
