El cálculo de los gastos de un restaurante – desde su apertura hasta su día a día – es un ingrediente esencial para dar con la fórmula de viabilidad detrás de cada empresa culinaria. Y es que hay tantas cosas a tener en cuenta, que es necesario tener las ideas muy claras al respecto.
Desde el coste de los ingredientes que dan vida a esos platos que nos encantan hasta los gastos operativos que mantienen las puertas abiertas. Incluso en el largo plazo, la depreciación o la amortización de los gastos iniciales para que tu restaurante sea viable y consigas éxito en tu negocio.
No solo todo esto, es que además no es lo mismo abrir un restaurante de comida vegetariana que uno de 3 tenedores, ni en una zona u otra de la ciudad, por poner un par de ejemplos. Todo ello va a determinar sus costes y que sea o no financieramente viable.
Además, una vez abierto un restaurante, ¿cómo gestionas los gastos? Hay que categorizarlos, hacer seguimiento y por supuesto, encontrar formas de optimizarlos o reducirlos sin afectar al personal ni a la calidad que ofreces a los clientes.
Si es demasiada información, no te preocupes, te dejamos un resumen en forma de infografía casi al final del artículo.
Gastos de apertura de un restaurante
La pregunta clave: ¿Cuánto cuesta abrir un restaurante? Los costes de apertura varían significativamente según el tipo de restaurante que se pretende establecer. Diferentes conceptos como acogedores cafés locales hasta elegantes restaurantes de alta cocina, pasando por conceptos como food-trucks itinerantes, tendrán su propia realidad de gastos iniciales. Cada concepto tiene su propio conjunto de gastos, por lo que tendrás que definir muy bien en el plan de negocio de tu restaurante cuál es tu idea y qué tipos de gastos vas a tener que cubrir.
Así que, ¿cómo clasificar los gastos de un restaurante? En el caso de la apertura, te vamos a proponer una lista de preguntas esenciales que te ayudarán a calcularlos, clasificadas por las diferentes etapas de la apertura en sí.
Apertura, ubicación y local
- ¿Dónde estará ubicado el restaurante? Dependiendo de la zona, los precios del mismo serán diferentes.
- ¿Comprarás o alquilarás el local?
- ¿Alguna renovación o construcción antes de abrir?
- ¿Cuál es el tamaño del espacio y cuántas áreas diferentes necesitas (cocina, comedor, bar, etc.)?
Licencias y permisos
- ¿Qué licencias y permisos son necesarios para operar en tu área?
- ¿Cuál es el costo asociado con cada licencia y permiso?
- Proyecto técnico de obra y apertura
- Seguros obligatorios
- Licencia de actividad para restaurantes
- Licencia de obras
- Además del alta en autónomos o de constituir una sociedad.
Gastos de equipamiento y tecnología
- Inversiones en equipo de cocina: ¿Cuántos utensilios y herramientas necesitas? (vajilla, cubertería. etc) En definitiva, todo lo que necesitas para equipar tu cocina.
- ¿Qué tipo de equipo de cocina necesitas? (estufas, hornos, refrigeradores, etc.)
- Equipación de sala: ¿cuántas mesas, sillas y muebles de comedor necesitas?
- Sistemas de punto de venta (POS) y tecnología necesaria para la gestión y el servicio eficiente.
- Sin olvidar los costes de poner Internet y teléfono, dar de alta la luz, etc.
Inventario Inicial
- ¿Cuántos ingredientes y productos necesitas para empezar? (carne, vegetales, bebidas, etc.)
- ¿Cuánto deberás invertir en el inventario inicial? Haz una estimación lo más detallada posible.
Costes en personal para el restaurante
- ¿Cuántos empleados necesitas contratar y en qué roles? (cocineros, meseros, personal administrativo, etc.)
- ¿Cuál será el salario y los beneficios para cada empleado?
- ¿Tendrán todos el mismo tipo de contrato?
- No olvides las cotizaciones a la Seguridad Social.
- Y por supuesto, los cursos de formación obligatoria de tus empleados, como manipulación de alimentos.
Gastos en Marketing y Publicidad
- ¿Cuál será tu estrategia de marketing y publicidad?
- ¿Necesitarás diseñar y producir menús, tarjetas de presentación, folletos u otros materiales promocionales?
- ¿Vas a necesitar herramientas de email marketing, una persona que lleve las redes sociales, etc?
- ¿Vas a hacer una campaña de promoción de apertura, por ejemplo?
Gastos extras a considerar
- ¿Hay algún otro gasto inicial específico para tu negocio? (decoración especial, fiesta de inauguración)
- ¿Has considerado un margen de seguridad para afrontar gastos imprevistos?
Gastos fijos, variables y semi-variables en un restaurante
Como habrás visto, no todos los gastos mencionados son perennes durante toda la vida útil de tu negocio. Por eso es importante clasificarlos en tres apartados principales:
Los gastos fijos son aquellos que en su mayoría se mantienen constantes de un mes a otro porque no están vinculados a las ventas. Por ejemplo, el alquiler entra en la categoría de gasto fijo.
Los gastos variables de un restaurante cambian según la producción, lo que significa que son menos predecibles y más difíciles de presupuestar. La comida es un ejemplo de un coste variable.
Los gastos semivariables están compuestos tanto por costes fijos como variables. Si damos un ejemplo, en este caso, el gasto en personal puede considerarse un costo semivariable, porque tienes tanto empleados siempre con los mismos sueldos (un costo fijo) y empleados por horas (un costo variable).
Gastos directos e indirectos
Es otra clasificación más de los tipos de costes que van asociados a un restaurante, y muchos de ellos ya han sido mencionados. Una vez más, te damos algunos ejemplos de cada uno, para tu mejor organización:
Gastos Directos: Ingredientes y alimentos (como los necesarios para preparar los platos del menú); el personal de cocina; el de servicio; los utensilios de cocina (desde las sartenes a los coladores); y por supuesto, no olvidamos el coste de la electricidad, gas y agua necesarios para el local y su correcto funcionamiento.
Gastos Indirectos: Marketing y Publicidad (como la promoción del restaurante o incluso el diseño de menús); gastos relacionados con la gestión administrativa; los destinados al mantenimiento y reparación de equipos, mobiliario y el propio local; los seguros (responsabilidad civil, propiedad y accidentes laborales); gastos financieros relacionados con el préstamo para adquirir o alquilar el local, los impuestos e incluso la depreciación: La disminución del valor de los activos a lo largo del tiempo, como maquinaria y mobiliario.
Gastos y costes mensuales de un restaurante
Cuando hablamos de los gastos de un restaurante al mes, es importante que se identifiquen y controlen todos los tipos de costes, para mantener un equilibrio financiero óptimo y así asegurar la rentabilidad del negocio.
Todos los gastos mensuales que vamos a mencionar y cómo debe ser su gestión financiera dependen, por supuesto, del tamaño y enfoque del restaurante.
Estos son algunos de los más habituales:
- Gastos en comida
- De personal
- En equipos de cocina
- Gastos en reparación y mantenimiento
- En alquiler del local
- Gastos en servicios públicos
- Gastos de agua, gas y luz
Porcentajes de gastos en un restaurante
Como en cada concepto los números bailan mucho, una buena manera de tener una guía de lo que deberías gastar al mes es usar porcentajes. Es decir, saber qué porcentaje de tu revenue mensual deberías estar invirtiendo como máximo en cada partida de gastos:
- Alquiler y suministros (electricidad, agua, internet, cable y teléfono): 5% – 10% de los ingresos.
- Gasto en alimentos: 25% – 40% de las ventas de alimentos. Esta es la partida que más puede variar en función del tipo de restaurante. En Restauración News tenemos un artículo sobre cómo calcular el coste de un plato que puede ayudarte.
- Costo en mano de obra: Aproximadamente el 30% de los ingresos.
- El resto: Seguros, costos mensuales de marketing y gastos diversos, como roturas.
Reducir los gastos y aumentar la rentabilidad del restaurante
Lo primero a tener en cuenta es que la reducción de gastos debe realizarse de manera estratégica, para que no se vea afectada la calidad del servicio. Y valorando también cómo podemos actuar para aumentar la rentabilidad de nuestro negocio de comidas.
Dicho esto, anota estos puntos que debes revisar para poder hacer que tu restaurante sea más efectivo económicamente:
Optimiza tu menú
- Analiza qué platos son los más populares y también rentables.
- Considera eliminar aquellos que generan poca demanda o que tienen un alto coste de ingredientes.
- Ofrece menús especiales en días con menor demanda para atraer a clientes, aprovechando ingredientes que podrían desperdiciarse.
Evita el desperdicio
- En tu control de inventario, lleva un seguimiento preciso de los ingredientes y alimentos para evitar desperdicios y compras innecesarias.
- Y capacita al personal de cocina para optimizar los procesos de preparación y minimizar igualmente el desperdicio de alimentos.
Estos puntos son especialmente importantes desde que entró en vigor la Ley de Desperdicio Alimentario. Así que no te olvides de prestarles máxima atención.
Negocia con los proveedores
Siguiendo en esta línea, si es posible, negocia con los proveedores de alimentos y suministros descuentos por volumen o acuerdos especiales.
Cuida tu equipamiento
- Implementa prácticas para reducir el consumo de energía y agua, como apagar equipos cuando no se estén usando.
- Además es importante llevar a cabo un mantenimiento preventivo, es decir, de manera regular, en equipos y mobiliario. De esta manera podrás detectar cualquier problema antes de que pase a mayores y evitar tener que realizar reparaciones más caras en el futuro o incluso tener que sustituir equipamiento o mobiliario.
Usa la tecnología
- Utiliza sistemas de punto de venta (POS) para rastrear ventas, gestionar inventario y analizar datos que ayuden a tomar decisiones informadas.
- No está de más que investigues si la automatización de ciertas tareas, como el proceso de pedidos o la gestión de reservas, puede reducir los costos laborales y mejorar la eficiencia.
Marketing eficiente
El marketing es importante, pero hay que hacerlo con estrategia y sobre todo, valorando los resultados. Así que revisa tus acciones, los beneficios que te hayan proporcionado y enfócate solo en las estrategias de marketing dirigidas y efectivas, evitando el gasto de campañas que no generan resultados.
Y bien, ¿te han sido útiles los listados que te hemos ido ofreciendo a lo largo del artículo? ¿Hay algún gasto que nos hayamos dejado fuera y quieras dejar en comentarios?
