Es probable que como dueño de un restaurante te enfoques más en asegurar la financiación inicial de tu negocio, sin considerar en ese momento l capital económico necesario para mantener funcionando el establecimiento. Sin embargo, mantener a flote un negocio de restauración va más allá de la calidad de tus platos y el deseo de crear un ambiente agradable para los clientes.
Como consecuencia, esta falta de enfoque en el control financiero puede poner en riesgo la sostenibilidad de tu establecimiento. Para ayudarte a evitarlo, te proporcionaremos algunos consejos para que puedas tener un control de tus finanzas y otros factores que pueden marcar la diferencia cuando necesites recursos para su funcionamiento.
¿Qué es la gestión financiera en un restaurante?
Es el proceso mediante el cual se elabora un plan financiero (documento que permite diagnosticar la situación financiera de tu establecimiento). Lo cual te permite obtener una perspectiva clara de la salud económica de tu restaurante, proporcionando datos importantes que ayudarán a la toma de decisiones sobre inversiones, financiamiento, liquidez y flujo de efectivo.
Este proceso integra diversas funciones, tales como contabilidad, activos fijos (maquinaria o equipos de cocina), ingresos (cantidad de platos o menús vendidos y gastos (nóminas, proveedores y otros).
Por ejemplo, si un restaurante decide incorporar un nuevo plato a su menú sin llevar a cabo un control financiero, este podría traer complicaciones: al no realizar un análisis de los costos relacionados con los ingredientes o sin anticipar la demanda potencial del plato, existe el riesgo de que incluir esa nueva opción en el menú no resulte rentable para el establecimiento. Dicho esto, es muy importante que tengas nociones básicas de cómo calcular el coste de un plato antes de implementarlo.
¿Por qué es importante llevarla a cabo?
Es importante llevar a cabo una gestión financiera por las siguientes razones:
- Asegura que haya fondos disponibles para la compra de ingredientes y pago de salarios, entre otros.
- Mantiene un balance entre los ingresos y gastos de tu restaurante y así poder tener un control de su estabilidad financiera.
- Busca obtener un retorno de inversión (ROI) óptimo.
- Permite llevar a cabo estrategias de crecimiento y expansión del restaurante, ya sea abriendo nuevos establecimientos o mejorando el actual.
- Ayuda a prepararse para situaciones inesperadas, como fluctuaciones en los precios de los ingredientes o temporadas bajas, asegurando un fondo de reserva.
Es fundamental mantener un control de tus finanzas adecuado para garantizar la estabilidad de tu establecimiento. Esto implica asegurarse de tener fondos disponibles, mantener un equilibrio entre ingresos y gastos, y lograr un ROI óptimo para estar preparado ante situaciones inesperadas.
Definir tus objetivos
Una parte esencial para dominar la gestión economía de tu restaurante es establecer objetivos claros y específicos. Estos objetivos actúan como una guía para la toma de decisiones económicas y con base aestas, poder plantear estratégicas que sean rentables para tu restaurante.
Cuando estableces estos objetivos, es crucial que sean realistas y alcanzables; sin embargo, debes considerar aspectos como el tamaño, la competencia local y el entorno económico actual de tu establecimiento.
Un enfoque que te puede ayudar a establecer objetivos financieros, es utilizar el método SMART. Esto quiere decir que tus objetivos han de ser:
- Específicos
- Medibles
- Alcanzables
- Realistas
- De duración limitada
Por ejemplo, en lugar de simplemente plantear el objetivo de “aumentar clientes en tu restaurante”, un objetivo SMART sería:
“Incrementar clientes que pidan los platos principales en un 15% en los próximos 6 meses mediante la implementación de una estrategia de promoción en redes sociales”.
Con objetivos claros podrás tomar decisiones como: la asignación de recursos, – evitando desaprovechar el tiempo en tareas que no aportan valor a tu restaurante -, realizar inversiones en nuevos platos, realizar renovaciones de tu local, gestionar el flujo de efectivo o prevenir otros errores comunes en la gestión de tu establecimiento.
Controlar y reducir los costes operativos
Para propietarios de restaurantes, la gestión eficiente de costos operativos es importante para el bienestar financiero del negocio. Este manejo de costes se refieren a como controlar los gastos mensuales asociados a la preparación, presentación y distribución de tus platos.
Te compartimos algunas estrategias concretas para minimizarlos y así optimizar las finanzas de tu restaurante:
Realiza un análisis financiero sobre tu restaurante
Este análisis te brinda un panorama claro sobre la salud financiera de tu establecimiento, señala áreas que pueden optimizarse y te orienta en la toma de decisiones estratégicas.
Entre algunas recomendaciones para llevar a cabo un análisis financiero adecuado para tu restaurante podemos mencionar las siguientes:
- Revisa tus estados financieros.
- Mide la rentabilidad de tu restaurante para poder potenciarlo: Javier Espinosa, CEO de la compañía tecnológica Dynameat, destaca que “en la actualidad, la gestión de un restaurante conlleva una gran complejidad, y el uso de herramientas tecnológicas puede aliviar estas presiones potenciando tu restaurante.
- Analiza la liquidez y flujo de caja.
- Observa la estructura de costes fijos y variable.
- No pierdas de vista las tendencias en restauración y las variaciones económicas que pueden influir en tu negocio.
Revisa tu menú y elimina ítems poco rentables
Puedes aplicar la “ingeniería de menú”. Este término se refiere auna herramienta de análisis que brinda diversos beneficios y que se utiliza para analizar y diseñar la carta o menú con la finalidad de maximizar la rentabilidad de la unidad de negocio de restaurantes, bares, etc. De hecho, es recomendable optimizar e innovar el menú con más de seis meses de funcionamiento.
Michael Kasavana, creador de esta técnica, sugiere usar la relación entre el volumen de distribución y el margen de utilidad para determinar la rentabilidad de un plato. A través de una matriz, se pueden categorizar los platos a promocionar, eliminar o modificar.
Tras analizar el menú, es aconsejable reducir opciones para no abrumar al cliente y limitar cada categoría a solo siete, lo que conlleva múltiples beneficios como optimización de costos y mejorar la fluidez en la cocina.
Negocia con proveedores
Cultiva buenas relaciones y procura elegir a los mejores proveedores que puedan ajustarse a las necesidades tu restaurante. Es posible que puedas conseguir descuentos por comprar en grandes cantidades o mejores condiciones de pago. Trabajando de la mano con tus proveedores, puedes encontrar formas de reducir los costes sin afectar la calidad de tus productos.
Por ejemplo, imagina que cada mes compras 100 kilos de tomates para tu restaurante. Hablas con tu proveedor y te das cuenta de que, si compras 150 kilos al mes, te ofrece un descuento del 10%. En este caso puedes decidir ajustar tu pedido y, además, negociar pagar a 30 días en lugar de 15. De este modo, puedes ahorrar en la compra, y mejorar tu flujo de efectivo.
Optimiza los procesos de cocina y servicio
Evalúa la forma en que se preparan y sirven los platos. ¿Existen ineficiencias o pasos redundantes? Al agilizar estos procesos, puedes ahorrar tiempo, reducir el desperdicio alimentario y, por lo tanto, minimizar los costos.
Implementa medidas de ahorro energético en tu restaurante
un restaurante puede consumir mucha energía entre cocina, refrigeración e iluminación. Por ejemplo, podrías cambiar todas las bombillas del restaurante por luces LED y colocar sensores de movimiento en las áreas menos transitadas para que las luces solo se enciendan cuando sea necesario.
Rafael Olmos, presidente de la Federación Española de Asociaciones de Fabricantes de Maquinaria para Hostelería manifiesta que «Precisamente en estos tiempos en los que estamos asistiendo a una escalada del precio de la electricidad, es importante que los establecimientos valoren la adquisición de una maquinaria más eficiente energéticamente que consuma menos»,
Por otro lado, es importante que tu personal tenga conocimiento sobre la importancia de apagar equipos cuando no estén en uso. Además de reducir costes laborales, o en pagos por consumir energía, estas acciones también benefician al medio ambiente.
Considera el outsourcing para servicios no esenciales
Externalizar servicios te permitirá aprovechar el talento profesional en áreas específicas, mejorando la eficiencia, ahorro de tiempo, recursos, y mantenerte actualizado en un campo en constante evolución.
Podrías considerar externalizar servicios, como por ejemplo la contabilidad o el marketing de tu restaurante, que podrían ser más eficientes y económicos de esta manera.
Cada vez son más los sectores que incorporan el outsourcing. De acuerdo con un informe de Barcelona Treball, los sectores del turismo y la hostelería están experimentando una creciente demanda de servicios de outsourcing, que representa aproximadamente el 40%.
En concreto, externalizar, también conocido como outsourcing, significa delegar las responsabilidades a profesionales externos, ya sea en parte o en su totalidad.
En el caso de las tareas de marketing, se podrían resaltar las siguientes ventajas al externzalizarlas:
- Ahorro de costes y mayor retorno de inversión (ROI): te permite gestionar tu presupuesto de manera más eficiente al confiar en profesionales experimentados que pueden maximizar tus recursos. Además, de esta manera, evitarás invertir tu tiempo en áreas que quizá no domines.
- Acceso a talento profesional: contarás con expertos en diversas áreas del marketing, como diseño web, diseño gráfico, redacción, SEO y campañas de redes sociales, quienes pueden adaptar sus conocimientos a las necesidades específicas de tu restaurante.
- Gestión de tiempo más efectiva: al externalizar el marketing, liberarás tiempo para concentrarte en aspectos críticos de tu restaurante, como la calidad de la comida y la experiencia del cliente, mientras los expertos se encargan de su promoción.
Invertir en tecnología y equipos
Invertir en nuevos equipos tecnológicos como por ejemplo, hornos, robots de cocina, utensilios, o sistemas de software, actualmente es esenciale para cualquier restaurante. Además, los clientes ahora demandan más tecnologías, las cuales promueven su fidelización, como también sistemas más digitalizados a la hora de consumir en un restaurante.
Por otra parte, invertir en tecnología puede proporcionar diferentes beneficios para tu restaurante. Además, esto puede generar un impacto significativo en la gestión financiera de un restaurante de diversas formas, por ejemplo:
Automatización de procesos financieros
Tecnologías como los terminales de pago, sistema de en punto de venta (POS) y softwares de contabilidad, automatizan tareas financieras clave como:
- El seguimiento de platos que se han consumido.
- La gestión de inventarios.
- La facturación de todas las transacciones.
- La elaboración de informes financieros sobre ingresos y gastos de tu restaurante.
Esto reduce la carga de trabajo manual, minimiza los errores y agiliza los procesos financieros, lo que puede ahorrar tiempo y recursos.
Gestión de Inventarios: los software para gestionar inventario son muy útiles para optimizar los pedidos y requisitos de materia prima que necesite tu restaurante. Y es que los errores en la gestión de inventario y el tiempo invertido en este proceso, pueden costarte mucho tiempo y dinero, por lo que una gestión de stock óptima permite reducir costos al tener un control detallado de los productos disponibles.
Reducción de pérdidas y desperdicio: la tecnología de seguimiento de inventario y la gestión de recetas ayudan a minimizar el desperdicio de alimentos y reducir las pérdidas financieras. Estudios recientes estiman que entre el 17% y el 40% de los alimentos producidos en el mundo se desperdician.
Además, las consecuencias ambientales del desperdicio alimentario también son preocupantes: pérdida de diversidad biológica, deforestación, agotamiento de las tierras de cultivo, mayor utilización de fertilizantes químicos, alto consumo de energía y agua, gran cantidad de residuos a gestionar, etc. Para evitar este problema, los restaurantes pueden rastrear con precisión cuánto se utiliza de cada ingrediente en la preparación de platos, lo que contribuye a una mejor gestión de los recursos y ahorro de dinero.
Aumento de los ingresos: la tecnología también tiene el potencial de aumentar los ingresos al mejorar la experiencia del cliente, mediante la digitalización de procesos tanto en la cocina como en la atención al cliente. Es esencial optimizar los recursos para conseguir la máxima competitividad. Este objetivo financiero se puede lograr disminuyendo el tiempo destinado a los procesos mecánicos mediante su automatización, para que se puedan centrar tan solo en la calidad.
Automatizar los menús digitales, aplicaciones de reservas en línea, uso de plataformas de pedidos y entregas: pueden atraer a un mayor número de clientes, aumentando tus ingresos. Al usar sistemas digitales, se reducen los errores en los pedidos porque los clientes hacen sus solicitudes directamente y especificar sus preferencias de manera precisa. Mejorando así la eficiencia operativa, lo que en última instancia puede generar un aumento en los ingresos y de rentabilidad.
Asimismo, puede ser utilizada para implementar diversas estrategias de marketing digital para tu restaurante, con el fin de atraer a tu público objetivo y dirigirlo hacia tu establecimiento.
Mantener un estado de flujo de efectivo
El flujo de efectivo es un componente de la estabilidad financiera de un restaurante, ya que sirve para garantizar la continuidad del funcionamiento de tu establecimiento, tomar decisiones basándonos en información precisa y estar preparado para los desafíos financieros que puedan surgir en la operación diaria.
Algunos ejemplos de acciones que puedes llevar a cabo para mantener un flujo de efectivo que contribuya a la estabilidad en el funcionamiento de tu establecimiento son los siguientes:
1. Monitorear el movimiento de efectivo: es necesario conocer cuánto efectivo entra y sale cada semana. Para optimizar este proceso puedes usar el sistema de punto de venta POS, lo que te permitirá obtener informes sobre costos de alimentos, número de platos consumidos, etc.
2. Realizar una previsión de flujo de efectivo: se compone de dos partes: proyecciones de ventas y facturas próximas. Para esto, puedes nuevamente utilizar el sistema POS, ya que este sistema tiene la capacidad de predecir la cantidad de platos que vayan a consumir los clientes e ingresos para el año.
3. Crear presupuestos estacionales: la estacionalidad provocar una variación en el ingreso percibido en tu restaurante, por lo que te recomendamos crear tus presupuestos según las estaciones que más puedan impactar en tu negocio.
Por ejemplo, podrías establecer un presupuesto más elevado para la temporada de verano, cuando se espera un aumento en la afluencia de clientes debido a las vacaciones. Del mismo modo, en invierno, podrías considerar invertir más recursos financieros en los pedidos a domicilio, ya que es probable que los clientes tiendan a acudir menos a los restaurantes debido al frío extremo.
4. Mantener una reserva de efectivo: es fundamental tener un colchón de efectivo para hacer frente a imprevistos o situaciones de baja liquidez. Establece una reserva de emergencia que cubra al menos de tres a seis meses de gastos operativos. Por ejemplo, alquiler, mantenimiento y reparaciones, materia prima, etc.
5. Practicar la gestión de inventario: una constante gestión de inventario en el restaurante puede resolver muchos problemas de flujo de efectivo. Este área a menudo es pasada por alto debido a que es tediosa y lleva mucho tiempo, pero requiere la atención necesaria para poder tener un control de materia prima y previsiones económicas. Tal y como hemos mencionado con anterioridad, existen herramientas tecnológicas en las que puedes invertir, las cuales te ayudarán a minimizar estos procesos.
Recuerda que una gestión económica y financiera no solo te permite mantener el negocio en funcionamiento, sino que también te prepara para enfrentar situaciones inesperadas. Al mantener un enfoque constante en tus finanzas, estarás preparado para enfrentar las posibles contingencias en tu negocio.
¿Tienes tus propios consejos de administración financiera para restaurantes? ¡Comparte tus ideas en los comentarios!
